ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA TTID

05:19 10/07/2018
1.226 Views
ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA TTID
 

Bàn làm việc của nhân viên khi được áp dụng quy tác 5S trong trong quản trị văn phòng

1.Sơ đồ vị trí khu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung
  • Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong các phòng ban.
  • Phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục vụ cho hoạt động của văn phòng…
2.Qui định sắp xếp dữ liệu trên máy tính cá nhân, máy chủ
  • Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá nhân (ổ D) và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ dùng chung của toàn công ty.
3. Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu: đang giải quyết, chưa giải quyết, đã giải quyết, lưu trữ
  • Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được nội dung bên trong.
  • Bàn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc phải để đúng nơi qui định sau mỗi chiều tan ca.
1.Đang giải quyết:
-  Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
-  Có dán nhãn trên hồ sơ
-  “Đang giải quyết” Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
2. Chưa giải quyết:
-  Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
-  Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giải quyết”
-  Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
3. Đã giải quyết:
-  Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian.
-  Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng khóa học, theo thời gian và theo từng đơn vị hợp tác.
 
4. Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu: lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu và tài liệu tham khảo
  • Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngoài hồ sơ do P.HCNS quy định theo mẫu chung của công ty.
  • Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngoài và mục lục bên trong từng File để dễ tìm.
  • Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo của các phòng ban, dự án, gói thầu… được sắp xếp và phân loại rõ ràng theo từng đơn vị.
5. Qui định sắp xếp lưu giữ và sử dụng VPP
  • Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy
6. Lưu hồ sơ, giấy tờ Qui định thời gian lưu: theo S1
  • Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức năng
  • Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo một dạng biểu mẫu của phòng (theo nhóm, theo màu )
 
Tủ tài liệu lưu trữ của TTID được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng lấy tài liệu ...